Pilah Pilih Tamu Undangan

Jakarta - Makin banyak tamu tentunya makin banyak konsekuensinya. Budget, pemilihan tempat, jumlah katering yang dipesan dan berbagai hal lain bisa ikut berubah jika jumlah tamu undangan berubah.

Keluarga, Anda, dan pasangan pasti punya daftar undangan masing-masing. Tak jarang, daftar ini melebihi kapastitas ruangan yang tersedia. Karena itu, mengurangi atau menyortir daftar undangan pastinya terjadi.

1. Tentukan kapasitas maksimal: Tentukan dulu budget, lalu kapasitas lokasi Anda. Jangan membuat perhitungan yang terlampau pas. Paling tidak berikan sisa sekitar 10-20% dari total undangan untuk tamu-tamu tak terduga yang dibawa undangan Anda.

2. Bikin Daftar tamu: minta pasangan dan orang tua Anda membuat daftar undangan. Susun daftar undangan mulai dari yang paling penting sampai tidak terlalu penting. Jangan lupa cross check untuk melihat apakah ada duplikasi antara masing-masing daftar.

3. Jumlahkan semuanya. Jika masih lebih dari kuota, tentukan berapa yang harus dipotong dari masing-masing list. Mulai dari nama paling bawah.

4. Bikin daftar tamu cadangan. Nama-nama yang dipotong dari daftar tamu tadi bisa dimasukan dalam kategori cadangan bersama beberapa nama lain yang ingin Anda undang namun hubungannya tidak terlalu dekat. Jika ada tamu Anda yang konfirmasi tidak hadir, Anda bisa memasukan nama-nama dari daftar cadangan.

5. Menurut para ahli paling tidak 20% dari undangan Anda tidak hadir. Jadi tak ada salahnya jika ingin mengundang 10% lebih dari kapasitas.

6. Siapa yang bertanggungjawab: Sebaiknya hanya satu orang yang memegang kendali daftar undangan. Kalau lebih dari satu orang yang mengatur dikhawatirkan akan terjadi konflik. Jika ada anggota keluarga yang meminta tambahan jumlah tamu padahal kuota sudah mencapai batas, minta kesediaannya menyumbang untuk biaya yang ditimbulkan karena tambahan tersebut. Tapi jangan lupa perhatikan kapasitas ruangan. Jangan sampai pesta Anda menjadi sesak.

7. Perhatikan 'Tamu Tak Terduga'. Biasanya satu undangan punya 'jatah' dua orang. Sebaiknya jangan selalu memakai teori ini. Perhatikan juga keluarga yang selalu membawa anaknya atau malah baby sitter. Sebisa mungkin, hitung secara akurat per kepala.

8. Aturan paling penting untuk menentukan prioritas daftar adalah, kapan terakhir kali Anda kontak dengan orang tersebut. Jika lebih dari dua tahun sudah tak pernah kontak, orang tersebut bisa dicoret dari daftar undangan.

(fta/kee)