Ini Panduan Mengirimkan Email yang Profesional Kepada Rekan dan Atasan

Jakarta - Untuk urusan pekerjaan, terkadang karyawan lebih sering berkomunikasi melalui email dibanding bertatap muka dengan sesama rekan. Meski terkesan kasual dan tidak formal, bahasa dalam surat elektronik tentu penting diperhatikan. Sebaiknya Anda tetap bertutur dengan cara yang sopan namun tidak berlebihan. Karena umumnya email tersebut disampaikan kepada banyak pihak, hindari pula terlalu sering berkirim pesan yang akan mengganggu mereka. Bagaimana panduan mengirim email yang profesional kepada rekan dan atasan? Simak tips-tips sederhananya berikut ini:

1. Izin Sakit
Ketika meminta izin untuk tidak datang ke kantor karena sakit, tak sedikit karyawan yang mengutarakannya lewat email atau pesan. Sebagian orang kadang merasa kebingungan mengenai bahasa yang tepat untuk menyampaikannya. Hal ini memang kerap membuat bingung mengingat Anda tidak ingin terdengar seperti pemalas.

Konsultan etika Cynthia Roden mengatakan keringkasan adalah kuncinya. Hindari terlalu banyak detail tentang penyakit yang membuat Anda seperti terlalu banyak beralasan atau terdengar menjijikan. Menurut Cynthia begini contoh pesan izin sakit yang sederhana, 'Hallo bos. Aku tidak akan masuk hari ini karena tidak enak badan. Jika Anda ingin aku mengerjakan sesuatu, silahkan telepon atau email aku. Aku akan masuk secepat mungkin. Terima kasih.'

2. Datang Terlambat
Karena tidak enak, tak sedikit pekerja yang mengabarkan jika mereka akan datang terlambat. Pernyataan tersebut kerap dibarengi dengan permintaan maaf. Cynthia menyarankan agar Anda tidak meminta maaf dengan berlebihan. Ketika datang terlambat lebih dari 15 menit ke pertemuan yang harus melibatkan Anda sebaiknya batalkan saja agar rekan-rekan tidak kesal.

"Jangan terlalu banyak menyatakan detail. Atasan Anda akan berpikir bahwa Anda berbohong. Katakan saja, 'Halo bos, maaf sekali aku terjebak macet di jalan. Seharusnya tidak lama lagi sudah sampai. Sekali lagi maaf.' Jangan berlebihan," katanya.

3. Mengajak Meeting Atasan
Mengumpulkan para rekan untuk meeting mungkin bukan tugas yang terlalu sulit. Namun jika yang diajak petinggi perusahaan wajar jika Anda sedikit gugup. Sebaiknya ketika mengirim email untuk mengajak mereka meeting, jelaskan dulu siapa Anda. Lalu jelaskan apa isi pertemuan, kapan dan di mana diadakan, serta kisaran berapa lama meeting akan berjalan. Atau Anda juga bisa memberi tahu asisten atau sekertarisnya terlebih dahulu untuk mengajukan undangan tersebut.

4. Mengucapkan Terimakasih
Ketika berkirim pesan mengenai pekerjaan, Anda mungkin menambahkan beberapa pihak terkait ke dalam carbon copy (cc) email. Untuk itu hindari membalas email yang kurang penting agar mereka tidak terganggu. Menurut Denise Maling selaku wakil ketua eksekutif AIS Media, hindari mengirim pesan berisi terima kasih kecuali Anda memiliki hal lain untuk disampaikan.

Jika Anda benar-benar ingin mengucapkannya, Melissa Gratias, PhD memiliki sebuah formula yang bisa Anda ikuti. Yakni dengan menyebutkan secara spesifik hal apa yang Anda apresiasi. Kemudian katakan apa efek positif dari hal tersebut. Lalu baru ucapkan terima kasih.

5. Salah Kirim Email
Anda pernah malu karena salah mengirim email? Apalagi jika pesan tersebut tak sengaja diterima oleh atasan. Demi menyelamatkan muka, permintaan maaf tentu perlu disampaikan. Cynthia mengatakan jika lebih baik mengakui kesalahan sebelum email itu direspon oleh atasan. Setelah meminta maaf tak perlu mengungkit-ungkitnya kembali agar keadaan tidak jadi kikuk.

Untuk menghindari salah kirim email, sebaiknya Anda tulis email dahulu sebelum menambahkan kontak penerima. Setelah selesai, periksa ulang sebelum dikirim. Agar lebih aman, hindari pula menulis hal-hal yang tidak ingin bos Anda ketahui dengan email kantor.

(ami/eny)