3 Tips Mengadakan Meeting yang Singkat Tapi Hasilnya Efisien

Jakarta - Sebuah penelitian menunjukkan bahwa kebanyakan karyawan hanya menggunakan seperempat waktu di kantor mereka untuk benar-benar bekerja. Sisanya digunakan untuk berkomunikasi seperti mengirim pesan, email, atau menghadiri meeting.

Meski melakukan rapat adalah hal yang penting, tak jarang pula kegiatan ini menghambat pekerjaan individual beberapa anggotanya. Sebenarnya, pertemuan bisa dibuat lebih ringkas dan cepat agar lebih efisien. Berikut adalah tiga cara yang bisa dilakukan jika Anda menjadi koordinator atau pemimpin meeting, seperti dikutip dari BBC.

1. Hindari Meeting Tak Penting
Kantor Anda punya kebiasaan mengadakan rapat dengan beragam agenda? Mungkin beberapa diantaranya ada yang bisa dilewatkan saja. Salah satu pertemuan yang bisa dihilangkan adalah meeting evaluasi keberhasilan atau pencapaian. Jika tidak ada masalah yang perlu didiskusikan, meeting ini kurang perlu untuk diadakan. Adakan pertemuan, hanya bila ada agenda serupa yang akan dibuat dalam waktu dekat.

2. Lama Waktu Meeting
Tak jarang ditemukan beberapa karyawan yang merasa mengantuk atau tidak konsentrasi saat sedang meeting. Mungkin hal ini dikarenakan rapat telah berlangsung terlalu lama atau topik yang tengah dibahas tidak berkaitan langsung dengan pokok permasalahan. Waktu meeting yang ideal adalah tidak lebih dari 90 menit. Selain membuat bosan, pertemuan yang terlalu lama bisa menggangu pekerjaan para pekerjanya.

3. Batasi Orang dalam Rapat
Membatasi jumlah orang yang hadir dalam rapat, ternyata juga bisa mempersingkat waktu. Dikarenakan kesibukan dalam pekerjaan utamanya, tak semua karyawan bisa datang ke pertemuan tepat waktu. Semakin banyak anggota, semakin banyak pula yang akan ditunggu.

Hal tersebut bisa menyebabkan meeting tertunda dan membuatnya berjalan lebih lama. Sebaiknya hindari pula orang-orang yang tidak berkaitan secara langsung dengan bahasan rapat sehingga pekerjaan kantor lainnya bisa lebih cepat terselesaikan.

(ami/hst)