Tips Memilih Tempat Meeting yang Sesuai dengan Agenda Rapat

Jakarta - Rapat umumnya dilakukan di ruang pertemuan kantor. Namun agar suasana lebih cair dan tidak membosankan, tak ada salahnya untuk mengajak rekan rapat di luar ruangan. Selain menyegarkan, hal tersebut dapat mempererat hubungan antar kolega dan menghasilkan ide-ide yang lebih cemerlang. Meski begitu memilih lokasi untuk tempat meeting tidaklah mudah. Banyak pula yang bingung siapa yang akan membayar konsumsi ketika rapat dilakukan di restoran. Jika itu yang jadi masalah Anda, berikut tips mencari tempat meeting terbaik yang sesuai dengan agenda rapat:

1. Membahas Strategi
Ingin membahas strategi bisnis dengan rekan atau klien? Diskusikan pembahasan penting tersebut di sebuah jamuan makan malam. Acara makan malam dapat menangkap atensi orang dan memunculkan ide-ide kreatif. Saat rapat. Anda tak perlu menyewa ruangan pribadi jika anggota rapat hanya sekitar enam orang dan gunakan uang perusahaan untuk membayar. Meski rapat dilakukan dengan cara yang lebih menyenangkan, jangan lupa untuk meminta seseorang mencatat hasil pertemuan.

"Rapat seperti ini menawarkan lebih banyak watu untuk berdialog dengan lebih dalam dengan suasana yang santai," ungkap Marybeth G. Cale selaku public relations dan executive/personal coach at Cale Communications kepada Dailyworth

2. Interview Rahasia
Wawancara kerja tidak selalu harus dilakukan di kantor. Jika Anda ingin merekrut atau menawarkan kerja dengan cara yang tidak formal, interview saja dia di restoran. Terlebih jika wawancara tersebut bersifat sensitif, misalnya ketika mencari orang untuk jabatan baru. Disarankan agar Anda melakukannya pada pagi hari. Hal tersebut diterapkan agar rekan kerja Anda atau dia tidak menaruh curiga. Jamuan sarapan dalam rapat ini juga seharusya dibayar oleh perusahaan.

3. Mengulas Rencana Kerja
Selain membahas strategi baru, rapat juga sering mengulas performa kerja divisi tersebut. Cale menyarankan agar Anda dan rekan-rekan membicarakannya di kafe dekat kantor saat siang hari. Di sana Anda bisa bersantai sambil minum kopi dan membicarakan banyak hal tanpa diinterupsi rekan lainnya. Rapat singkat seperti ini biasanya dibayar dengan uang pribadi.

4. Mengutarakan Masalah
Ketika Anda ingin mengutarakan persoalan yang lebih serius, misalnya memberikan kritikan, menyelesaikan konflik, atau pengumuman resign, coba ajak rekan makan siang. Dengan begitu, Anda bisa membahas permasalahan lebih lama tanpa banyak gangguan. "Manfaatnya adalah rapat itu tidak dikaitkan dengan bisnis. Rapat itu menjadi lebih sosial, intim, dan natural, dan tidak berhubungan dengan kerja dan bayaran," kata Lauren Zander selaku co-founder and chairman of Handel Group.

5. Berkolaborasi
Kolaborasi antar divisi sering dilakukan dalam perusahaan. Agar anggota-anggota di kedua tim semakin dekat, coba adakan rapat di kantin kantor. Dengan begitu, Anda tidak membuang waktu namun juga tidak repot membawa banyak orang ke luar ruangan. Biasanya rapat ini dibayar oleh perusahaan.

6. Mengenal Rekan Baru
Untuk Anda yang ingin lebih mengenal rekan baru, bawalah dia untuk hangout setelah pulang kerja. Dengan begitu, Anda bisa mengetahui dia lebih baik dengan cara yang kasual dan tidak mengintimidasi. Biasanya orang yang mengajak keluar adalah yang membayar makan atau minumnya.

(ami/eny)