Tips Agar Meeting di Kantor Lebih Produktif

1. Ketahui Siapa yang Ikut Meeting
Apabila Anda yang melakukan presentasi saat meeting, sebaiknya kenali dulu siapa saja audiensnya. Ketahui pula apa jabatan mereka, dan peranannya di dalam pertemuan kerja tersebut. Ini penting agar Anda lebih mudah bisa berinteraksi dengan partisipan.

2. Mendengarkan
Jangan hanya ingin bicara saja. Anda juga harus bisa mendengarkan orang lain. Apabila ada yang memberikan masukan atau oponi, dengarkanlah dengan saksama, bukan menginterupsinya. Namun bila Anda yang jadi audiensnya, usahakan untuk memberikan ide dan opini ketika meeting. Dengan begitu Anda bisa jadi lebih produktif.

3. Tepat Waktu
Tepat waktu juga menjadi bagian terpenting dalam meeting. Ketika Anda hanya menjadi audiens, datanglah tepat waktu. Akan lebih baik lagi bila Anda datang setengah jam sebelum rapat dimulai. Namun bila Anda yang menjadi tim pelaksana rapat, mulailah meeting tersebut tepat waktu. Jangan terbiasa menunggu anggota lainnya yang terlambat, karena akan membuat anggota yang datang lebih dulu merasa tidak dihargai.

4. Buat Catatan
Jangan hanya mendengarkan saja apa yang dibahas oleh pembicara saat rapat, tapi Anda juga harus membuat catatan dari isi rapat tersebut. Akan lebih baik lagi bila Anda merekamnya agar data atau informasi yang didapat bisa lebih lengkap. Selalu biasakan pula mengirim notulensi meeting ke semua anggota yang hadir.

5. Susun Agenda
Sebelum meeting, susunlah agenda rapat tentang hal-hal yang akan dibahas dalah meeting. Lalu tujuannya apa. Paparkan agenda tersebut di hadapan semua audiens. Jelaskan pada mereka bahwa meeting tersebut harus mulai dan selesai tepat waktu. Sehingga semua anggota juga paham apa tujuan dari pertemuan itu.