5 Hal yang Harus Dipersiapkan Sebelum Memulai Rapat

Jakarta - Ketika atasan Anda menentukan jadwal untuk melakukan rapat di kantor, yang terbayang dipikiran Anda adalah duduk berjam-jam dan akan membosankan pastinya. Daripada memikirkan sesuatu yang membuat Anda menjadi merasa malas, sebaiknya perhatikan lima hal ini yang harus Anda persiapkan ketika menghadapi meeting, seperti dikutip dari Daily Muse. Dengan cara ini akan membantu Anda membangun koneksi dan membuat bos maupun rekan kerja terkesan.

1. Persiapkan Materi yang Akan Dibahas
Sebelum menghadiri rapat di kantor atau bersama klien, pastikan Anda mempersiapkan segala sesuatu yang dapat memberikan kontribusi pada pertemuan tersebut. Cari tahu apa yang menjadi topik yang akan dibahas ketika rapat. Jika perlu, lakukanlah pengamatan dan pelajari bahan tersebut. Catat pula beberapa pertanyaan yang dapat didiskusikan.

2. Memperluas Jaringan
Keuntungan dari menghadiri meeting adalah memberikan Anda peluang untuk berbaur dengan orang baru dalam perusahaan Anda. Ambil kesempatan ini untuk memperluas jaringan sosial Anda dengan sebuah percakapan ringan, misalnya cerita tentang pengalaman kerja atau lainnya. Selain menambah teman, Anda juga akan memiliki banyak koneksi yang siapa tahu akan membantu memajukan karir Anda nantinya.

3. Jadilah Menonjol
Jangan ragu untuk berpartisipasi atau mengajukan pertanyaan ketika rapat berlangsung. Mintalah pembicara untuk memperjelas atau menguraikan poin-poin yang kurang Anda pahami. Dengan begitu, rekan-rekan kerja Anda akan menyadari bahwa Anda memperhatikan dan berpikir kritis tentang topik yang dibahas.

4. Menjadi Pendengar yang Baik
Ketika rapat berlangsung berjam-jam, beberapa orang akan mulai berkurang perhatiannya, mereka mulai melirik ponsel mereka, menguap, bahkan berdiskusi dengan rekan sebelahnya. Hanya sedikit yang bisa tetap fokus sampai akhir pertemuan. Untuk itu akan lebih menarik jika Anda menjadi pendengar yang baik dengan membuat kontak mata secara langsung dengan pembicara, mengangguk atau tersenyum. Memberikan pertanyaan ketika sesi tanya jawab dibuka juga bisa dilakukan.

Dengan berlatih menjadi pendengar yang baik, tidak hanya mendapat keuntungan dari informasi yang disampaikan, tapi juga membangun koneksi dengan pembicara. Anda juga akan terlihat lebih profesional dimata rekan kerja, dan tentunya pembicara juga akan merasa dihargai dengan dukungan Anda.

5. Gunakan Waktu dengan Cermat
Terkadang rapat yang terlalu lama hanya terkesan seperti membuang-buang waktu, apalagi ketika tidak mendapatkan informasi penting dalam pertemuan tersebut. Jika hal itu terjadi, cobalah untuk merekap ulang apa yang Anda tulis ketika rapat berlangsung. Cari tahu juga apa kekurangannya dan apa saja yang bisa Anda lakukan. Buatlah daftar kegiatan yang bisa dikerjakan setelahnya, atau buat tujuan jangka pendek Anda sendiri untuk minggu ini. Dengan begitu, Anda akan jauh lebih siap untuk melakukan diskusi lainnya dibanding membuang waktu untuk rapat yang tidak jelas.

(rma/rma)