Wedding Planner, Yes or No?

Jakarta - Sebuah pernikahan yang berjalan dengan lancar dan sukses sering kali tak lepas dari kehadiran wedding planner atau perencana pernikahan. Tak jarang, wedding planner dianggap sebagai sahabat, penengah, dan pemersatu calon mempelai dan keluarganya.

Mempersiapkan pernikahan merupakan hal yang sangat penting. Siapapun pasti menginginkan pernikahan terbaik dalam hidupnya. Namun, terkadang kesibukan calon mempelai membuat mereka tidak memiliki waktu yang cukup untuk mengurus sendiri pernikahannya.

Minimnya pengetahuan akan persiapan pernikahan dan sebagainya membuat jasa wedding planner menjadi sebuah kebutuhan. Bahkan sekarang ini tugas wedding planner tidak lagi sekadar menjadi perpanjangan tangan calon mempelai semata. Melainkan membantu memperlancar dan menciptakan sebuah pernikahan yang paling berkesan bagi calon mempelai dan keluarga. Dan tentunya mengundang decak kagum para tamu yang hadir.

Meringankan Beban Calon Mempelai

Menggunakan jasa wedding planner memang bukan sebuah keharusan. Namun seiring dengan bergulirnya waktu dan perkembangan masa, jasa wedding planner semakin dibutuhkan karena dapat meringankan beban calon mempelai.

Ada beberapa peran dan tugas yang harus dijalankan oleh sebuah wedding planner:

1. Perencana, yaitu memberikan usulan dan masukan tentang konsep acara, biaya, venue, vendor-vendor seperti dekorasi, foto dan video, sound system, lighting system, special effect, multi-media, MC, penari dan pengisi acara lain yang sesuai dengan kebutuhan dan keinginan calon mempelai.

2. Sebagai koordinator, yaitu mengkoordinasi seluruh pihak yang terlibat di pesta pernikahan, mulai dari calon mempelai, keluarga, venue, para vendor dan pengisi acara, termasuk pengaturan jadwal meeting, technical meeting, dan gladi bersih.

3. Membuat rundown acara secara keseluruhan dan membentuk professional crew untuk mengatur jalannya pesta pernikahan mulai dari persiapan, gladi bersih, sampai acara selesai.

Sahabat atau Asisten?

Wedding planner harus bisa mengelola panitia pernikahan calon mempelai yang menjadi kliennya. "Kalau pernikahan internasional, yang menjadi panitianya hanya beberapa saja. Maka pada pernikahan tradisional biasanya keluarga, kerabat dan saudara kedua calon mempelailah yang akan menjadi panitianya," tutur Hendri Gie, pemilik The Wine Wedding Planner. Hal ini akan membuat tugas wedding planner menjadi lebih rumit mengingat jika wedding planner salah menempatkan posisi keluarga dalam panitia tersebut, maka akan runyam hasilnya. Bisa-bisa, calon mempelai batal ke pelaminan.

Masalah yang muncul dalam mengelola panitia keluarga biasanya adalah perbedaan warna ruangan, warna baju, pemilihan lokasi, adat apa yang akan dipakai, siapa yang lebih dahulu disalami oleh para tamu dan sebagainya.  "Kalau ada salah satu pihak yang membiayai lebih besar, atau keluarganya memiliki jabatan yang tinggi, bisa jadi pihak tersebut yang minta dahulu disalami oleh para tamu," papar pria yang kerap disapa Gie.

Wedding planner dapat menjadi penengah serta pemersatu bagi dua keluarga calon mempelai yang akan bersatu dalam sebuah ikatan perkawinan. Untuk menjadi penengah dan pemersatu memang tidak mudah. Dibutuhkan keahlian dan jam terbang sehingga seorang wedding planner bisa mengatasi permasalahan yang muncul dalam mengelola panitia keluarga.

Gie punya kiat khusus agar masalah bisa segera terselesaikan. Pertama, jangan memposisikan wedding planner sebagai bawahan panitia keluarga atau asisten calon mempelai. Jadikan wedding planner sebagai sahabat atau teman. Kedua, buatlah kedua keluarga tersebut paham bahwa wedding planner lebih memahami dan menguasai seluk beluk pernikahan baik tradisional dan internasional sehingga bisa dipercaya untuk membuat sebuah pernikahan yang diinginkan calon mempelai dan keluarga.

Wedding planner harus menjelaskan hal-hal yang penting dalam sebuah prosesi pernikahan, jika dalam pertemuan keluarga calon mempelai masing-masing pihak belum mengerti secara detail prosesi pernikahan anaknya seperti apa. Namun, perlu diingat. Ketika berbicara dalam pertemuan keluarga tersebut, wedding planner harus memperlihatkan bahwa ia mengerti namun tidak terkesan menggurui. Posisi "tarik ulur" antara wedding planner dengan calon mempelai dan keluarga meski berjalan alot namun pada akhirnya akan sampai pada titik temu.

Mengurangi Biaya Yang Tak Perlu

Tugas wedding planner yang tak kalah penting adalah membantu menghemat pengeluaran calon mempelai. Sebagai contoh, penghitungan makanan para tamu yang hadir harus tepat. Menurut Gie, setiap tempat, baik hotel, hall atau function, restoran dan katering untuk di rumah, memiliki porsi makanan yang berbeda-beda untuk satu orang tamu. Karena itu, wedding planner harus mempunyai data statistik setiap tempat yang akan dijadikan tempat untuk menggelar pernikahan.

Jika penghitungan porsi makanan tepat, tidak kurang, dan kalaupun berlebih tidak terlalu banyak, maka calon mempelai dan tamu pun akan merasa nyaman. Jadi, jika dari pihak calon mempelai mempunyai keterbatasan biaya, lebih baik dibicarakan dengan wedding planner. Tujuannya, agar suasana pernikahan tercipta dengan sempurna meski biaya tidak jor-joran. Yang penting adalah suasana pernikahannya.

Momen Yang Berharga

Sebuah pernikahan akan lebih baik jika suasana pernikahan yang bagus muncul. Agar suasana pernikahan yang bagus muncul, harus ada pembauran antara satu dengan lainnya dalam sebuah pernikahan, adanya eye contact antara kedua mempelai, semua perhatian keluarga dan tamu tertuju kepada pengantin, suasana musik yang pas dengan konsep, pencahayaan yang baik, dan sebagainya, merupakan hal yang diharapkan muncul dalam setiap pernikahan.

Bahkan, sebaiknya jika menggunakan jasa MC atau penyanyi, sebaiknya tidak menggunakan MC atau penyanyi dari kalangan artis. Tujuannya, agar perhatian para tamu tidak terpecah. "Ini bukan acara launching product. Makanya, pernikahan akan lebih baik jika tidak menggunakan MC atau penyanyi dari kalangan artis. Siapa yang akan melihat prosesi pernikahannya?" katanya setengah bertanya.

Karena itu, seorang wedding planner harus bisa menciptakan sebuah momen yang paling berharga terutama untuk calon mempelai dan diinginkan oleh calon mempelai dan keluarga. Momen memang harus diciptakan. Namun, meski sudah dibuat, akan sia-sia jika calon mempelai tidak bisa menikmatinya di Hari H. Supaya calon mempelai bisa menikmati, mood keduanya harus baik. Dan agar mood pengantin baik, tugas wedding planner untuk membuat mood calon mempelai menjadi baik. Caranya, dengan membantu mempersiapkan pernikahan calon mempelai.

(fta/fta)